Fasering Implementatie 'COMPLEET'

Volledige aanvraag, installatie, configuratie van Microsoft 365 en maatwerk voor het opleiden van uw gebruikers

1. Voorbereiding

Waar staat u nu en waar wilt u naar toe? In deze eerste fase bespreken we de wensen die u heeft en bekijken we de huidige situatie van uw informatievoorziening. Dit kan telefonisch maar indien gewenst ook op locatie met aan de hand van een Demo.

We inventariseren de huidige processen om zo een compleet mogelijk beeld te krijgen van deze huidige situatie. Hierna maken we een vertaling naar inzet van ICT.

2. Inventarisatie

Voor een juiste inrichting van Office 365 voor uw kerk hebben we standaard vragen lijsten samengesteld, deze kunt u makkelijk delen met de betrokken personen. we weten dat het lastig is om op een juist moment iedereen bij elkaar te krijgen.

Op deze manier verliezen we geen kostbare tijd en kunnen we kosten hierdoor sterk reduceren. wanneer u als kerk al gebruik maakt van een mailoplossing zullen we kijken hoe we deze op een juiste manier kunnen migreren.

3. Inrichting

In deze fase vertalen we de geïnventariseerde eisen en wensen door naar functionaliteit. Met andere woorden: We richten Office 365 in. De gebruikers, rechten, groepen , mailboxen worden geconfigureerd.

In dit proces zullen we de beheerders gaan begeleiden en een goede overdracht verzorgen. We plannen hiervoor 2 interactieve avonden.

Wat betreft de security configuratie, richten we alles conform best practice van Microsoft in (dit laatste geld voor alle ondersteuningspakketten)

Ook zorgen we ervoor dat hun rol als helpdesk medewerker binnen uw kerk binnen de privacy wetgeving is gewaarborgd door het aanleveren van communicatie stukken en benodigde documenten.

4. Test en Acceptatie

Tijdens de test en acceptatie fase gaan we de omgeving met de opdrachtgever testen en accepteren. Dit doen we op afstand. Deze fase is belangrijk om te kijken of alles goed werkt en om de fouten eruit te halen.

In deze fase zullen ook een beperkt aantal gebruikers toegang krijgen om door de omgeving te klikken om te kijken of alles werkt.

Samen met de beheerders zullen we de hoofdgebruikers wegwijs maken met het gebruik van Microsoft 365 en de betreffende Applicaties, zoals MS Teams, Sharepoint, Onedrive, Exchange en Office Apps

5. Livegang

Tijdens de livegang gaan we dan eindelijk met de omgeving live op een vooraf gecommuniceerde datum. Iedereen krijgt een persoonlijke uitnodiging om in te loggen en een korte help-kaart om makkelijk te kunnen starten.

De Helpdesk is ingericht en bereikbaar voor vragen vanuit uw gebruikers.
Na livegang zullen we met u de 'oude mailboxen' migreren naar office 365 en bestanden overzetten naar Sharepoint.

6. Nazorg

In deze afrondende fase helpen we de beheerders de functionaliteiten van het Informatieportaal goed in de vingers te krijgen.

Op de achtergrond zijn we voor een afgesproken periode betrokken in de ondersteuning van uw beheerders.